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Question-réponse

Fiche de paie dans la fonction publique : quelles sont les règles ?

Vérifié le 06 janvier 2022 - Direction de l'information légale et administrative (Première ministre)

Aucun texte ne définit les mentions obligatoires du bulletin de paie des agents de la fonction publique. Toutefois, il est recommandé aux administrations d'établir des bulletins de paie aussi complets que pour les salariés de droit privé et de tenir compte des mêmes règles de présentation. Seuls les composants de la rémunération et les cotisations auxquelles cette rémunération est soumise sont définis par les textes.

Selon votre situation individuelle et professionnelle, votre rémunération brute comprend les éléments suivants :

Elle est soumise aux cotisations suivantes à votre charge.

Vous êtes fonctionnaire
Vous êtes contractuel

Régime de retraite de base (régime des retraites des fonctionnaires de l'État, des magistrats et des militaires ou CNRACL)
Régime de retraite complémentaire (RAFP)
CSG
CRDS

Maladie, maternité, invalidité, décès
Régime de retraite de base (Assurance retraite de la Sécurité sociale)
Régime de retraite complémentaire (Ircantec)
CSG
CRDS

Le bulletin comporte au moins les informations suivantes :

Nom et adresse de votre employeur, et éventuellement votre service d'affectation
Identifiants de l'employeur auprès de l'Insee : code APE et n°Siret
Vos nom, grade, échelon et indice majoré
Période et nombre d'heures de travail auxquels se rapporte la rémunération
Montants brut de votre traitement de base et des autres composants de votre rémunération selon votre situation
Montant de la rémunération brute totale
Montant, assiette et taux des cotisations à votre charge et à la charge de votre administration employeur
Nature et montant des autres versements (prise en charge des frais de transport public ou de frais de transports personnels notamment) et retenues (saisie sur salaire par exemple)
Montant de la rémunération nette à payer avant impôt sur le revenu et montant de la rémunération nette qui vous est effectivement versée
Date de paiement de cette somme
Montant total versé par l'administration employeur (rémunération brute + cotisations à la charge de l'administration employeur)
Montant du prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu

Le bulletin de paie mentionne également généralement le revenu mensuel net imposable et le cumul annuel net imposable.

Le revenu mensuel net imposable est égal au montant de la rémunération brute - les remboursements de frais et les avantages en nature - la part de la CSG déductible + la participation de l'administration employeur à la complémentaire santé.

Le cumul annuel net imposable est égal à la somme des revenus mensuels nets imposables.

Le bulletin de paie doit être conservé par l'agent sans limitation de durée.

Depuis 2020, si vous travaillez dans un service ministériel central ou déconcentré, vos bulletins de paye et vos états annuels indiquant le montant annuel de votre revenu imposable sont dématérialisés.

Votre état annuel vous est remis chaque année. Il vous indique le montant total du revenu imposable que vous avez perçu au cours de l'année écoulée. Ce montant figure sur la déclaration de revenus pré-remplie.

Les bulletins de paye et l'état annuel sont mis à votre disposition sous forme électronique, dans un espace personnel sur l'espace numérique sécurisé des agents publics de l'État (Ensap).

Service en ligne
Espace numérique sécurisé des agents publics de l'État (Ensap)

Accéder au service en ligne

Service des retraites de l'État (SRE) - Ministère chargé des finances publiques

Si vous avez fourni votre adresse électronique, vous êtes informé par message électronique de la mise à disposition sur votre espace sécurisé de votre bulletin de paie et de l'état annuel.

Les documents enregistrés dans votre espace numérique sont conservés tout au long de votre carrière et jusqu'à vos 75 ans.

Vous pouvez demander que vos bulletins de paye et les états annuels continuent de vous être délivrés sur support papier dans les 2 cas suivants :

Vous êtes dans l'incapacité d'accéder sur votre lieu de travail à votre espace personnel sécurisé sur l'Ensap
Vous êtes en congé de maladie (congé de maladie ordinaire, de longue maladie ou de longue durée)

Chaque arrêté ministériel qui a fixé la date de cessation du bulletin de paye papier précise les situations professionnelles dans lesquelles vous pouvez demander à bénéficier de ces documents sur support papier. Il précise également les conditions dans lesquelles vous devez présenter votre demande.

À partir de 2022, vos bulletins de paye et vos états annuels peuvent aussi être dématérialisés et mis à votre disposition dans un espace personnel sur l'Ensap si vous exercez auprès de l'un des employeurs publics suivants :

Établissements publics de l’État
Secrétariat général du Conseil constitutionnel
Groupements nationaux d'intérêt public
Collectivités et établissements publics territoriaux
Établissements et services sociaux et médico-sociaux
Établissements publics de santé

Selon l'administration concernée, le calendrier et les conditions de cette mise à disposition sont précisés par arrêté ministériel, arrêté du secrétaire général du Conseil constitutionnel, convention approuvée par délibération, délibération ou décision du conseil de surveillance.